Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)

Wir setzen für Sie die notwendigen Dinge um, damit Ihre Organisation, Ihre Prozesse und Ihre Technik alle Voraussetzungen erfüllt, die das Scannen und anschließende Vernichten von Papierbelegen erfordern. Wir achten für Sie darauf, dass sämtliche einschlägigen Vorschriften eingehalten werden – damit das Digitalisieren Ihrer papierhaften Dokumente, deren Vernichtung sowie die Archivierung in digitaler Form rechtskonform erfolgen.

Die Technische Richtlinie TR-03138, herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, schneiden wir passgenau auf Ihr Unternehmen zu und setzen mit Augenmaß jene Vorgaben um, die für Sie – egal ob Einzelunternehmer oder Großkonzern – relevant sind. In einer speziellen Verfahrensdokumentation halten wir alle in Ihrer Organisation getroffenen Maßnahmen und Regelungen fest und kommunizieren diese in Schulungen an Ihre Mitarbeiter.

Wir beraten Sie bei der Auswahl geeigneter Software (Workflow-Systeme zur Digitalisierung und Dokumenten-Management-Systeme zur Archivierung) und Hardware (Dokumentenscanner) und übernehmen auf Wunsch auch die Beschaffung und die Inbetriebnahme samt Konfiguration. Wir implementieren für Sie bei Bedarf ein Internes Kontrollsystem oder prüfen im Auftrag von Wirtschaftsprüfern ein bereits vorhandenes IKS auf Angemessenheit und Wirksamkeit.

Durch unser Handeln stellen wir sicher, dass Ihnen in Folge der Digitalisierung von Papierbelegen keine Informationen unwiederbringlich verloren gehen und das Sie mit der Einführung von Ersetzendem Scannen das Ziel eines papierlosen Büros rechtssicher und zuverlässig erreichen.

Ihr Nutzen lässt sich augenscheinlich am eindrucksvollsten in Regalmetern Archivfläche messen. Und zwar in den Metern, die Sie einsparen werden, wenn Sie sich von all Ihren Papierbelegen in den zahlreichen Ordnern verabschieden können – jetzt sofort und nicht erst dann, wenn das Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist erreicht ist. Das gilt zukünftig für alle die Ordner, die Sie ab dann nicht mehr in physischer Form brauchen werden, wie auch für die Ordner, die bereits eingestaubt wertvollen Platz in Ihrem Büro verschwenden. Denn wenn Sie die einmalige Hürde, Ihre Prozesse auf Digital umzustellen, erstmal genommen haben, werden Sie schnell Geschwindigkeit aufnehmen und Gefallen daran finden, mit unserer speziell entwickelten Methodik sämtliche Arten von Dokumenten quasi im Sprint zu digitalisieren.

Neben der Platzersparnis bietet Ihnen dieses Vorgehen Vorteile durch sinkende Kosten (Einsparung durch Entfall von Druckkosten, Papier, Ordnern sowie deren Transport und Archivierung) bei gleichzeitig steigender Qualität (Digitales vergilbt und verblasst nicht) und Verfügbarkeit (Digitales lässt sich einfach gegen Verlust schützen und schnell wieder auffinden). Wir liefern Ihnen ein sofort einsatzbereites und einfach zu bedienendes System: 1. Dokument auflegen – 2. Knopf drücken – 3. Ergebnis kontrollieren – 4. Papier vernichten – fertig! In 4 schnellen Schritten wandert Ihr Papierdokument in digitaler Form erst geprüft ins digitale Archiv und dann in papierhafter Form in den Schredder. Das digitalisierte Dokument steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern sofort zu Verfügung und kann auf Wunsch automatisch Ihren Geschäftspartnern oder Beratern übermittelt werden. So können z.B. bei Ihnen eingegangene Rechnungen automatisch in Kopie digital an Ihren Steuerberater übertragen werden, was Ihnen die Bereitstellung der Buchhaltungsunterlagen für das Steuerbüro erheblich erleichtert. Und im Falle einer Betriebsprüfung haben Sie alle geforderten Unterlagen gut sortiert vorbereitet und schnell bei der Hand.

Ein Kunde von uns bezieht als Großhändler Ware aus dem Ausland und verkauft diese per Dropshipping sowohl an private Endkunden als auch an gewerbliche Händler. In seiner Buchhaltung fallen neben den typischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen viele weitere Dokumente in Papierform (z.B. Fuhrenbegleitscheine, Frachtpapiere, Zoll-Bescheinigungen, Konformitätserklärungen, etc. …) an, die unser Kunde entweder für die Steuerung seines Unternehmens aufbewahren möchte oder aber für die der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsdauer festgelegt hat. Im Zuge der laufenden Optimierung seiner Geschäftsprozesse war dem Unternehmer aufgefallen, dass die Kosten, der Aufwand und der Platzbedarf seiner Buchhaltung – mit der er naturgemäß keine Gewinne macht – in Relation um ein Vielfaches höher waren als die Kosten, der Aufwand und der Platzbedarf seines eigentlichen Geschäfts – dem Handel mit Waren – mit dem er seine Gewinne erwirtschaftet. Es musste eine Lösung her, um Kosten, Aufwand und Platzbedarf seiner Buchhaltung deutlich zu reduzieren.

Bei unserem ersten gemeinsamen Termin beim Unternehmer vor Ort haben wir zunächst die Wünsche und den konkreten Bedarf unseres Kunden besprochen. Wir haben uns einen Überblick über seine Arbeitsweise und die Organisation seiner Prozesse und Systeme verschafft und zum besseren Verständnis seiner individuellen Anforderungen relevante Abläufe beobachtet und selbst nachvollzogen. Dabei haben wir festgestellt, dass unser Kunde bereits in Eigenregie sinnvolle vorbereitende Maßnahmen getroffen und wesentliche Hard- und Software für die Digitalisierung seiner Belege ebenfalls bereits angeschafft hatte, so dass wir an dieser Stelle nicht mehr unterstützen mussten. Wir haben dann in Absprache mit dem Kunden seine bestehenden Systemkonfiguration leicht angepasst und nur das Ziel-System (DMS), in dem die digitalisierten Belege revisionssicher aufbewahrt werden, ausgetauscht. So konnten wir gewährleisten, dass neben dem rechtssicheren Scannen auch die Archivierung der digitalisierten Belege alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Und ganz nebenbei der Steuerberater unseres Kunden sofortigen Zugriff auf alle für ihn relevanten Dokumenten bekommt. So entfällt für unseren Kunden der bisherige Aufwand, jeden Monat Unterlagen für die Buchhaltung manuell zusammenzustellen und auf den Postweg zu versenden. Wenige Tage nach unserem ersten Treffen konnte unser Kunde das System bereits voll nutzen. Nach einer kurzen Übergangs- und Optimierungsphase, in der wir sichergestellt haben, dass alle Dinge ihren korrekten Lauf nehmen, haben wir die abschließende Dokumentation der von uns getroffenen Maßnahmen und Regelungen zum Ersetzenden Scannen in einer Verfahrensdokumentation festgehalten. Für unseren Kunden war das der Startschuss zum papierlosen Büro: wir konnten ihm guten Gewissens die Freigabe zur (rückwirkenden und zukünftig auch sofortigen) Vernichtung der gescannten Dokumente geben und ihn so von großen Teilen der Kosten, des Aufwands und des Platzbedarfs, den die seine Buchhaltung bisher eingefordert hatte, befreien.