GoBD-Check (Aufbau- & Funktionsprüfung)
Wir sorgen mit unserer Aufbau- und Funktions-Prüfung für GoBD-konforme Prozesse in Ihrem Unternehmen.
Unser Angebot
In den seit dem 1. Januar 2015 geltenden – und im Jahr 2019 überarbeiteten – Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat die Finanzverwaltung dargelegt, welche formalen Anforderungen Sie als Unternehmer oder Unternehmerin in Bezug auf Ihre Buchführung – inklusive aller Vor- und Nachsysteme sowie insbesondere auch der Kassensysteme – zu erfüllen haben. Aus dieser Verwaltungsvorschrift entstehen Ihnen bei Nichtbeachtung diverse Risiken, beispielsweise im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von elektronischen Daten und papierhaften Dokumenten, die wir mit unserem GoBD-Check zuverlässig aufdecken und anschließend gemeinsam mit Ihnen beheben.
Unser Vorgehen beim GoBD-Check ist 3-stufig und modular aufgebaut, so dass Sie unsere Leistungen individuell nach Wunsch zusammenstellen können:
- 1. Stufe: Wir prüfen zum Teil vor Ort durch Befragung Ihrer Mitarbeiter und Beobachtung von Arbeitsabläufen, sowie anhand vorhandener Dokumentation zu relevanten Arbeitsabläufen, alle Prozesse und Systeme hinsichtlich ihrer grundsätzlichen Eignung, GoBD-Konformität zu erlangen. Am Ende dieser Aufbauprüfung erhalten Sie eine Aussage, ob die von Ihnen bereits getroffenen Maßnahmen geeignet sind, die Vorgaben der Finanzverwaltung zu erfüllen. In unsere Prüfung beziehen wir alle Daten und Dokumente mit ein, die während ihres Lebenszyklus (von der Erzeugung / dem Empfang bis zur Vernichtung in Ihrem Unternehmen) aus steuerrechtlicher oder handelsrechtlicher Sicht Relevanz für die GoBD entfalten. Typischerweise werden diese Daten und Dokumente von Prozessen und in Systemen der Buchführung (zur Lohn- und Finanz-Buchhaltung oder Rechnungslegung), der Warenwirtschaft oder Kasse verarbeitet. Aber auch vorgeschaltete oder nachgelagerte Prozesse und Systeme sind betroffen (E-Mail-Postfächer, Dokumenten-Management-Systeme, CRM- und ERP-Systeme, Online-Shop-Software, Zahlungsdienstleister, etc.).
- 2. Stufe: Wir prüfen die Wirksamkeit der von Ihnen getroffenen Maßnahmen und analysieren, ob Ihre Prozesse und Systeme tatsächlich GoBD-konform sind. Dazu sehen wir uns alle Nachweise an, die geeignet sind, eine GoBD-Konformität zu bestätigen. Typischerweise sind dies von Systemen erzeugte Protokolle, die eine Einhaltung z.B. von Funktionstrennung oder Vier-Augen-Prinzip nachweisen, oder aber Unterschriften, die eine Wirksamkeit des internen Kontrollsystems dokumentieren. Speziell in bargeldintensiven Branchen richten wir unser Augenmerk verstärkt auf die Kassen und prüfen neben Arbeitsabläufen, Hard- und Software-Konfigurationen auch alle weiteren Maßnahmen, die zur Vermeidung von Manipulation und Missbrauch zum Einsatz kommen (sollten). Als Ergebnis zeichnen wir Ihnen ein genaues Lagebild Ihres Unternehmens in Hinblick auf die GoBD auf, aus dem wir gemeinsam die für Sie notwendigen Änderungen an bisherigen Prozessen und bestehenden Systemen ableiten.
- 3. Stufe: Wenn Sie bereits genau wissen, wo Sie mit Ihrem Unternehmen in puncto GoBD stehen – z.B. weil wir bereits gemeinsam die ersten beiden Stufen unseres GoBD-Checks durchlaufen haben – lotsen wir Sie zielsicher zur Umsetzung aller noch ausstehenden Maßnahmen auf Prozess- und System-Ebene. Unsere Unterstützung beschränkt sich dabei nicht auf das reine Vorgeben des Kurses – wir bieten Ihnen erprobte Lösungsvorschläge aus unserem Erfahrungsbaukasten als Antwort auf die typischen Problemstellungen und erarbeiten mit Ihnen wirksame Mittel zur Bewältigung der komplexeren Herausforderungen.
Ihr Nutzen
Wenn wir Ihr Unternehmen – und damit die von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gelebten Prozesse samt verwendeten Systemen – prüfen, gehen wir stets mit der nötigen Sensibilität und dem gebotenen Augenmaß vor. Unser Ziel ist es nicht, Schuldige für falsch laufende Prozesse zu finden, eingeschwungene Systeme durch neue zu verschlimmbessern oder Vorgaben, die auf Großkonzerne abzielen, auf Biegen und Brechen kleinen oder mittelständischen Betrieben vorzuschreiben (und mit der Forderung nach Einhaltung dieser Vorschriften deren Betriebsablauf lahmzulegen).
Unsere Erfahrung in der Prüfung auf Einhaltung der GoBD, branchenübergreifend – von Apotheker bis Zahnarzt – und größenunabhängig – von Einzelunternehmen (z.B. im Bereich Lebensmitteleinzelhandel) bis Konzern (z.B. im Bereich Industrie oder Dienstleister) – bringen wir als Mehrwert ein. Unser Wissen um die typischen Schwachstellen bei vergleichbaren Unternehmen ermöglicht uns ein stärkeres Fokussieren auf die Analyse der individuellen Herausforderungen Ihres Betriebs. Den Maßstab, den wir dabei anlegen, schneidern wir passgenau auf Ihr Unternehmen zu – ohne dabei die rechtlichen Vorgaben zu verwässern. Als Ergebnis unserer modularen Prüfungen erhalten Sie einen aussagekräftigen Soll-Ist-Vergleich, der Ihnen klar den Reifegrad Ihres Unternehmens hinsichtlich seiner GoBD-Konformität aufzeigt und deutlich mögliche Schwachstellen und Risikofaktoren benennt. Damit schaffen wir die Voraussetzungen, dass Sie – oder auch gerne wir gemeinsam – zielgerichtet handeln und die notwendigen Schritte zur Erlangung von Compliance im Bereich GoBD gehen können.
Wenn Sie mithilfe eines GoBD-Checks für sichere Prozesse und Systeme in Ihrem Unternehmen gesorgt haben – und damit gleichzeitig Einfallstore für Fraud verschlossen haben – können Sie der nächsten Betriebsprüfung ein Stück weit gelassener entgegenblicken!
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