Kassen­sys­teme 2020

Ab Januar 2020 treten die verschärften Vorschriften für Kassensysteme und Kassenführung, die sich aus den Neuerungen des §146a bzw. §146b der Abgaben­ordnung ergeben, in Kraft. Besonders für bargeld­intensive Betriebe, z.B. in der Gastronomie oder im Handel ergibt sich mit Inkrafttreten der Kassen­sicherungs­verordnung und der Einführung der unangekündigten Kassen-Nachschau im Jahr 2018 dringender Handlungsbedarf in drei Richtungen:

• 1. Technik: zum einen müssen die bestehenden Kassensysteme in aller Regel technisch aufgerüstet werden und ab diesem Datum über eine Technische Sicherheits­einrichtung (TSE), bestehend aus einem Sicherheitsmodul, einem nichtflüchtigen Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, verfügen. Damit soll die nachträgliche Manipulation von digitalen Grund­auf­zeichnungen verhindert werden. Wir prüfen in Ihrem Auftrag, ob und wie Ihr Kassensystem nachgerüstet werden kann und muss, und koordinieren in Absprache mit dem Hersteller und Ihnen die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung der Kassen­sicherungs­verordnung.
• 2. Organisation: zum anderen müssen Sie gegenüber der Finanzverwaltung nachweisen, dass Ihre Kasse den gültigen Anforderungen entspricht. Dazu ist es ab Januar 2020 erforderlich, dass Sie Ihrem Finanzamt die von Ihnen verwendeten Kassentypen samt Seriennummern sowie die Einsatzorte und -zeiten Ihrer Kassen mitteilen. Wir tragen alle erforderlichen Daten zusammen und nehmen Ihnen die An- und Abmeldungen bei Ihrem Finanzamt ab.
• 3. Prozess: zuletzt sollten Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eine unangekündigte Kassen-Nachschau vorbereitet sein und die Rechte, aber auch Mitwirkungspflichten für den Fall der Fälle kennen. Außerdem empfiehlt es sich, alle Dokumente zur Kassen­führung und zum Kassensystem bereit zu halten, die ein Betriebsprüfer bei einer Kassen-Nachschau anfordern wird. Neben organisatorischen Regelungen (Kassier­anweisungen) und technischen Handbüchern zur Kasse wird der Prüfer möglicherweise eine Verfahrens­dokumen­tation für die Kasse anfordern und Einblick in die Protokolle zur Grund- und Umprogrammierung Ihr Kassen haben wollen. Wir stellen sicher, dass Sie und Ihr Team optimal auf eine Kassen-Nachschau vorbereitet sind. Alle relevanten Prozesse an Ihrer Kasse haben wir bereits im Vorfeld durchleuchtet und mittels einer simulierten Kassen-Nachschau haben wir Sie auf den wahrscheinlichen Ablauf einer Prüfung vorbereitet. Alle erforderlichen Dokumente haben wir zusammen­getragen oder für Sie neu erstellt bzw. bestehende Dokumente auf den neuesten Stand gebracht.

Handeln Sie rechtzeitig und vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein persönliches Gespräch! In den Monaten kurz vor bzw. nach Inkrafttreten der Kassen­sicherungs­verordnung erwarten wir aufgrund dessen eine starke Nachfrage nach Beratungs- und Umsetzungs­dienstleistungen.

Übrigens bleibt auch nach dem 1. Januar 2020 das Führen einer offenen Ladenkasse unter bestimmten Umständen zulässig. Dies kann für Betriebe, bei denen eine Aufrüstung der bestehenden Kasse technisch nicht umsetzbar oder wirtschaftlich nicht tragbar ist, eine mögliche Alternative zur elektronischen Registrierkasse darstellen. Sprechen Sie Ihren steuerlichen Berater an und erfragen Sie, ob dieses Vorgehen in Ihrem Fall zulässig und sinnvoll ist.