Schnitt­stellen FiBu / Lohn / WaWi / Kasse

Den Satz „Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts“ haben Sie sicherlich schon gehört. Auch wenn Sie diese Ansicht (noch) nicht teilen, werden auch Sie vermutlich einen Nutzen aus Ihren Daten generieren (können), welche Sie in der Vergangenheit mühsam zusammengetragen oder selbst erstellt haben:

• Im ersten Beispiel oben liegt der Goldschatz möglicherweise bereits in Ihren Systemen vor. Wenn Sie z.B. einen Online-Shop betreiben, sitzen Sie auf einem Berg an Daten – den Sie bislang nur nutzen, um Ihre Bestellungen abzuwickeln, Versandetiketten zu drucken und Rechnungen zu versenden. Ein guter Steuerberater, der den Weg des digitalen Wandels bereits eingeschlagen hat, sieht in diesen Daten genau das besagte Gold. Wenn Sie ihm diese Daten über Schnittstellen zur Verfügung stellen, wird das die Buchhaltung spürbar beschleunigen und die Zeitersparnis wird Ihnen in Form von besserer, intensiverer Beratung zu Gute kommen.
• Der digitale Wandel macht auch vor dem Arbeitsrecht nicht halt. Und so machen es die neuen Vorgaben, beispielsweise das Teilzeit- und Befristungsgesetzt, erforderlich, Arbeitsverträge an bestimmten Stellen zu konkretisieren oder zu verändern. Eine digitale Personalakte erleichtert den schnellen Zugriff auf die relevanten Dokumente – aber wie gelangen diese nun sicher, geschützt vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte, zum Steuerberater oder zum Anwalt? Und wie werden unterschiedliche Bearbeitungsstände eines Dokuments behandelt und am Ende zusammengeführt? All diese Fragen können Sie leicht mit dem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, bzw. mit dem Schaffen von Schnittstellen zu diesen Systemen, beantworten. Fortan werden alle Beteiligten jederzeit automatisch Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments haben, und Sie werden so Nachfragen und Nachforschungen vermeiden, Zeit einsparen und die Bearbeitungsqualität und -geschwindigkeit steigern können.
• Wenn Sie z.B. im Handel tätig sind, kennen Sie diese täglich wiederkehrende (lästige) Aufgabe: Sie müssen für Ihre Kassen Tagesabschlüsse erstellen und diese, mitsamt allen Positionen (Bar-Einnahmen, Karten-Zahlungen, Gutscheinverkäufen, Barentnahmen, etc. …), tagesweise ins Steuerbüro übermitteln. Vielleicht per Fax, oder handschriftlich, formlos per E-Mail – oder aber Sie schaffen sich diese (lästige) Aufgabe vom Hals, indem Sie eine Schnittstelle zur automatischen Übermittlung der Kassendaten zum Steuerbüro (und damit gleichzeitig in ein revisionssicheres Archiv für Kassendaten) schaffen. Und weil Sie gerne zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, können Sie so auch der nächsten Betriebsprüfung oder gar unangekündigten Kassen-Nachschau gelassen entgegensehen: Ihre Kassendaten werden über die Schnittstelle nachweisbar unveränderlich und sicher übertragen und stehen im revisionssicheren Archiv für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar bereit und einem Amtsträger zur Prüfung zur Verfügung.
• Neben den o.g. Systemen profitieren im letzten Beispiel auch Daten bzw. Datenbanken von Schnittstellen zu anderen Systemen – und damit profitieren Sie: z.B. weil die mit einer Schnittstelle Daten aus einem Alt-System in ein neues System überführen (und dann das wartungsintensive und nicht mehr aktualisierte Alt-System abgeschaltet werden kann), oder weil eine Schnittstelle zu Ihren Datenbanken Ihrem Wirtschaftsprüfer eine viel genauere Auswertbarkeit (durch eine größere, unverdichtete Datenbasis) Ihrer wirtschaftlichen Situation ermöglicht oder weil in Ihrem Unternehmen eigene Standards (Datenformate, Dateiformate) entwickelt haben und Ihre Daten dennoch für Dritte zugänglich machen möchten oder müssen.

Unser Kunde ist im Online-Handel tätig und Mandant eines Steuerberaters in Münster. Er möchte seine elektronisch erzeugten Ausgangsrechnungen möglichst einfach digital an seinen Steuerberater zur Erstellung der Buchhaltung übermitteln. Bisher hat unser Kunde jede Ausgangsrechnung einzeln ausgedruckt, in einem Ordner abgeheftet und am Monatsende zusammen mit weiteren Belegen per Post der Buchhaltung übergeben. Um seine Arbeitsabläufe zu optimieren bzw. zu automatisieren, und seinen Aufwand in Bezug auf das Erstellen, Ordnen und Transportieren von Papierbelegen zu minimieren, hat uns unser Kunde gebeten, mit ihm gemeinsam nach einer Lösung zu suchen.

Wir haben uns beim Kunden vor Ort ein Bild von seiner Arbeitsweise und seinen Prozessen, inkl. den dabei eingesetzten Systemen, gemacht und gemeinsam beschlossen, sein Warenwirtschaftssystem mit der Buchhaltungssoftware der Kanzlei zu verbinden. Damit haben wir in einem ersten Schritt erreicht, dass sämtliche Daten, die für die Buchführung zur Verbuchung der Ausgangsrechnungen benötigt werden, monatlich automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem zur Kanzlei gesendet werden. Die von uns geschaffene Schnittstelle bereitet die Daten des Kunden auf und überführt sie in ein passendes Format, sodass die Daten direkt in die Buchhaltung eingespielt und nach Prüfung automatisch als Buchungen übernommen werden können. In einem zweiten Schritt haben wir die Software der Warenwirtschaft so konfiguriert, dass bei jedem Erzeugen einer Ausgangsrechnung automatisch eine elektronische Kopie angelegt und diese ebenfalls automatisch an den Steuerberater übertragen wird.

Für die Buchführung beim Steuerberater haben wir mit diesen Maßnahmen

• die Qualität der vom Kunden zur Verfügung gestellten Daten wesentlich gesteigert, indem sowohl Belegbilder als auch Buchungsdaten digital übermittelt werden,
• den Bearbeitungsaufwand zur Erstellung der Buchhaltung deutlich verringert, indem Buchungsvorschläge automatisch erzeugt werden und Belege digital vorliegen,
• die Arbeitsbelastung der Buchhaltung gleichmäßiger auf alle Arbeitstage eines Monats verteilt, indem Belege unmittelbar nach deren Erzeugung verfügbar gemacht werden – und so auf Wunsch fortlaufend gebucht werden können (nicht erst nach Ende des laufenden Monats).

Für die Arbeitsabläufe bei unserem Kunden haben wir mit der Umsetzung der Schnittstelle

• erheblich Zeiteinsparungen erreicht, indem alle Prozessschritte nach Erzeugung der Ausgangsrechnungen automatisiert (und damit dem Kunden abgenommen) werden,
• erfreuliche Kostensenkungen ermöglicht, da der Kunde Ausgangsrechnungen nicht mehr ausdrucken und abheften, physisch transportieren und in Papierform archivieren muss,
• revisionssichere digitale Archive genutzt, mit denen der Kunde seine Ausgangsrechnungen – und zukünftig auch weitere Arten von Dokumenten – rein digital verwaltet und archiviert (der Kunde muss sich um ein physisches Archiv bei sich vor Ort keine Gedanken mehr machen).